10 ม.ค. 2564ยาว 1 นาที

Facilitator คืออะไร? มีหน้าที่ทำอะไร?

อัปเดตเมื่อ 16 ต.ค. 2564

Highlights

Facilitator คือ คนที่มีหน้าที่ช่วยให้กลุ่มคนสามารถบรรลุเป้าหมายใดเป้าหมายหนึ่งเช่น เข้าใจกันมากขึ้น สร้างสรรค์อะไรได้ วางแผนร่วมกันได้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
Facilitator จะมีความเป็นกลางต่อเนื้อหาและสิ่งที่กำลังดำเนินอยู่ ไม่ได้มีบทบาทในการให้ความเห็น สนับสนุนใครในกลุ่มโดยเฉพาะในกรณีที่มีเป้าหมายเป็นการตัดสินใจบางอย่างร่วมกัน
หน้าที่ของ Facilitator คือ การวางแผน ออกแบบกระบวนการ แนะนำเครื่องมือ และช่วยดูแลพลังงานของกลุ่ม เพื่อที่จะให้เป้าหมายได้บรรลุได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

Facilitator คืออะไร?

Facilitator คือ ผู้ที่ช่วยให้กลุ่มคนสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยเทคนิคการสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม ออกแบบวางแผน และเลือกเครื่องมือต่างๆ ในการช่วยให้กลุ่มคนเหล่านั้นสามารถค้นหาคำตอบ ได้ด้วยตัวเอง โดยที่ Facilitator จะไม่เข้าไปยุ่ง ชี้แนะ กับเนื้อหา การตัดสินใจ การสร้างสรรค์สิ่งต่างๆ เพื่อที่จะให้กลุ่มคนเหล่านั้นได้สร้างสรรค์และได้บทสรุปของสิ่งที่พวกเขาต้องการด้วยตัวเองได้อย่างเต็มที่

ในภาษาไทย Facilitator มีคำเรียกต่างๆ มากมายเช่น ฟา, ผู้นำกระบวนการ, วิทยากรกระบวนการ

ทำไมการที่ Facilitator ไม่เข้าไปยุ่งกับเนื้อหาหรือบริบทที่กำลังเป็นปัญหาถึงมีความสำคัญ?

ยุคสมัยก่อนเรามีความเชื่อว่าคำตอบที่ดี วิธีการแก้ไขปัญหาที่ดี นวตกรรมที่ดีจะมากจากผู้รู้ องค์ความรู้ภายนอก นอกจากนั้นหลายคนอาจเชื่อว่ามีคำตอบที่ดีที่สุดเพียงคำตอบเดียว แต่เมื่อเวลาผ่านไปจนมีการเกิดขึ้นของเทคโนโลยีที่สามารถทำให้ทุกคนเข้าถึงความรู้ได้ง่าย การแข่งขันและการปรับตัวเริ่มเปลี่ยนแปลงไป เพราะเราเริ่มเห็นว่ามีคำตอบอยู่มากมายให้เลือกใช้ และไม่มีใครรู้ว่าผลลัพธ์ที่ออกมาจะเป็นอย่างไร

การที่ Facilitator ไม่เข้าไปยุ่งกับเนื้อหา และไม่ได้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ เพราะมีความเชื่อว่าผู้ที่อยู่ในองค์กรมีความรู้และความชำนาญในบริบทนั้นๆ มากกว่า Facilitator ดังนั้นเมื่อมีการตัดสินใจ การถกเถียง หรือการระดมความคิดเห็น Facilitator จึงมีหน้าที่เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับบริบท สร้างบรรยากาศ ดูภาพรวมของทีมเพื่อที่จะให้ทีมได้สร้างสรรค์ แก้ไขปัญหา อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

นอกจากนี้หลายสถานการณ์จำเป็นที่จะต้องอาศัยคนกลางเช่น กรณีที่ต้องการสำรวจความคิดเห็นจากบุคลากร การหาจุดแข็งจุดอ่อน การสร้างความร่วมมือระหว่างบุคลากรในแต่ละตำแหน่ง เพราะในเวลาเหล่านี้จะเป็นเวลาที่ผู้บริหาร หรือหัวหน้าได้มีพื้นที่พูดคุยกับบุคลากร

Facilitator ทำหน้าที่อะไรใน Facilitation

ในการช่วยให้ทีมได้มีการประชุม ระดมไอเดีย วางแผนเชิงกลยุทธ์ที่ดีที่สุด Facilitator จะพยายามทำความเข้าใจบริบท เลือกเครื่องมือ และวางแผนการ Facilitation แต่ละครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการ Facilitation แบบครั้งเดียวจบ หรือการ Facilitation แบบต่อเนื่องหลายๆ ครั้ง

โดยที่พวกเขาจะ...

ออกแบบกระบวนการของกลุ่ม การออกแบบเหล่านี้ขึ้นอยู่กับบริบทว่าลักษณะของกลุ่มนี้เป็นอย่างไร เพื่อที่เขาจะช่วยให้กลุ่มได้ทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
วางแผนการทำกระบวนการ การวางแผนกระบวนการจะทำให้กระบวนการที่ออกมามีความลื่นไหล การลำดับกระบวนการและกำหนดเวลา ผลลัพธิ์ในแต่ละกระบวนการที่จะได้รับ จะช่วยทำให้กระบวนการเป็นไปได้อย่างต่อเนื่องและมีส่วนร่วมจากทุกคน
แนะนำเครื่องมือ ในแต่ละกระบวนการ ฟาจะแนะนำวิธีใช้เครื่องมือให้เป็นลำดับเพื่อให้ทุกคนรู้จักเครื่องมือและเลือกใช้เครื่องมือได้ กระบวนกรที่ดีจะไม่ได้สร้างสรรค์หรือใช้เครื่องมือที่ใหม่ แปลกประหลาดเพื่อสร้างความประทับใจให้กับกลุ่ม แต่พวกเขาจะใช้เครื่องมือที่ทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ดูแลและสนับสนุน ดูแลภาพรวมของกลุ่ม เพราะขีดความสามารถในการระดมความคิด ประชุมอย่างต่อเนื่องยาวนานได้ตลอดของแต่ละคนต่างกัน เมื่อสมาธิของแต่ละคนเริ่มล่องลอย Facilitator หรือกระบวนกรจะหาช่วงจังหวะเพื่อพักเบรคทุกคน นอกจากนี้สิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่งของกระบวนกรคือดูแลเรื่องเวลา เพื่อที่จะให้ทุกอย่างเกิดขึ้นภายใต้ข้อจำกัดของเวลาได้

ปัญหาที่มักจะพบหากขาด Facilitator ในการประชุม วางแผน ระดมความคิด หรือนัดหมายอื่นๆ

ในองค์กร หน่วยงาน บริษัทที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายคนในตอนที่ประชุม ระดมความคิดเห็น วางแผน กำหนดเป้าหมาย หรือประเมินการทำงาน การควบคุมการพูดคุยปรึกษากันในครั้งนั้นเหล่านั้นมักจะเป็นเรื่องยากเพราะ

ขาดการดูแลในภาพรวมในการพบกัน ในกรณีที่ไม่มีผู้ใดเป็น Facilitator สำหรับการประชุมในครั้งนั้นโดยเฉพาะ การประชุมอาจมีบางช่วงที่ช้าไป เร็วไป หรือผู้ประชุมเกิดภาวะล้าเพราะไม่มีผู้ดูแลพลวัตของกลุ่ม (group dynamics) นอกจากนี้บางครั้งการนัดหมายในแต่ละครั้งอาจเกิดเป็นการพูดคุยไปเรื่อยๆ เชิงรายละเอียด หรืออยู่นอกประเด็นมากเกินไป
มีปัญหาเชิงโครงสร้าง Session ที่มีการดูแลหรือ Facilitate จากบุคลากรภายในมักจะพบปัญหาเชิงโครงสร้างทำให้การดำเนินไปของการประชุม ระดมความคิด วางแผนอาจเกิดความลำเอียง (Bias) ขึ้นได้ เช่นหากมีหัวหน้าเป็นผู้ดูแลการประชุมที่สำคัญและมีบทบาทเป็น Facilitator ลูกน้องหรือพนักงานอาจระดมความคิดเห็นที่สอดคล้องกับความต้องการของหัวหน้า หรืออย่างน้อยคำตอบที่ออกมาอาจสอดคล้องกับความต้องการของหัวหน้าแม้ว่าเขาจะตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม
ขาดเครื่องมือที่เหมาะสมซึ่งอาจเกิดประสิทธิภาพไม่เต็มที่จากผู้ดำเนินการประชุม นัดหมาย ที่ขาดความเชี่ยวชาญ โดยเฉพาะ เพราะ Facilitator จะวางแผน ออกแบบ และเลือกเครื่องมือต่างๆ ที่เหมาะสมให้เข้ากับบริบท สถานการณ์ และจุดมุ่งหมายของการพบกันในครั้งนั้นๆ

ข้อได้เปรียบและประโยชน์ของกลุ่มที่ดำเนินการประชุม การนัดหมาย หรือการระดมความคิดกันโดยมี Facilitator

Facilitator มีความสำคัญมากเพราะเป็นผู้ดูแลสภาพแวดล้อมให้เอื้ออำนวยต่อการเรียนรู้ การประชุม การระดมความคิด โดยที่จะเป็นกลางต่อคำตอบหรือผลลัพธ์ที่ออกมา พวกเขาจะมีสมาธิกับกลุ่มและคนในกลุ่มได้อย่างเต็มที่โดยปราศจากอคติ และอนุญาตให้ทุกคนมีสมาธิได้อย่างเต็มที่ในการนัดหมายครั้งนั้นเช่นกัน การระดมความคิดเห็นและการนัดหมายลักษณะนี้มีความสำคัญมากในยุคที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ข้อได้เปรียบอื่นๆ ของการมี Facilitator คือ

สร้างความมีส่วนร่วมให้กับทุกคนในกลุ่มได้ และทำให้ทุกคนรู้สึกใส่ใจ ภูมิใจ มีความเป็นเจ้าของโปรเจคมากกว่า
สามารถช่วยให้กลุ่มที่ไม่ได้รู้จักกันมาก่อน สามารถทำงานร่วมกันได้โดยอาศัยเวลาไม่มาก
คนในกลุ่มจะมีส่วนร่วมในการแบ่งปันความรู้สึก ปฏิสัมพันธ์ และทำความรู้จักกัน
ช่วยทำให้เกิดการตกลงแบบฉันทามติที่ทุกคนมีความพอใจ (Consensus) ในการทำงานได้มากกว่า
เกิดการตัดสินใจที่มองเห็นในภาพรวมมากกว่า และรอบด้านมากกว่า
ช่วยทำให้การแสดงความคิดเห็นเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ในกรณีที่ต้องการการสะท้อนความคิดเห็น คำแนะนำ เพื่อนำไปปรับปรุง พัฒนา หรือตัดสินใจต่อ
ส่งเสริมนวตกรรมและการแก้ไขปัญหาจากการใช้ทรัพยากรภายในองค์กรมากกว่า
เปิดพื้นที่ให้แต่ละคนในองค์กรสามารถแสดงความคิดเห็น ความรู้สึก ความต้องการได้
ลดความขัดแย้งภายในองค์กรในระยะยาว

ทำไม Facilitator ถึงเป็นกุญแจสำคัญของการทำงานในอนาคต

ทุกวันนี้ความต้องการของ Facilitator ในองค์กรและที่ทำงานเพิ่มขึ้น และกระบวนการที่จัดโดย Facilitator มีความสำคัญมากขึ้นเพราะ

1. ความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วมากขึ้น

เมื่อบริบทของงานมีความหลากหลาย และองค์ความรู้ที่ต้องใช้ร่วมกันมีมากขึ้น จนทุกวันนี้การทำงานจำเป็นที่จะต้องอาศัยการทำงานร่วมกันอย่างหลากหลาย ใช้ทักษะที่มีจากบุคลากรหลายฝ่าย เช่น

เทคโนโลยี ที่มีการเชื่อมต่อกับ application, smart phone, และอุปกรณ์ทั่วไปอื่นๆ ที่พบ
การสื่อการ ซึ่งเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วอันเนื่องมาจาก social media และมีความจำเพาะกับกลุ่มต่างๆ มากขึ้น
การออกแบบ ที่มีการพัฒนาเปลี่ยนไปตามความต้องการของผู้ใช้ และคิดถึงความยั่งยืนทางสิ่งแวดล้อมมากยิ่งขึ้น
การบริหาร ที่เน้นความรวดเร็ว ความเป็นไปได้ และนวตกรรม

ทำให้ความเปลี่ยนแปลงขึ้นอย่างต่อเนื่อง Facilitator จะช่วยให้ทุกคนสามารถเห็นความเปลี่ยนแปลง และภาพรวมของคนจากแต่ละหน่วยงานได้เข้าใจงานของกันและกันมากขึ้น และเห็นควาเมปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเพื่อที่จะทำงานร่วมกันได้ดีมากยิ่งขึ้น

2. ความแตกต่างของผู้คนที่มีมากยิ่งขึ้น

เนื่องจากการทำงานต้องอาศัยความคิดสร้างสรรค์เป็นจำนวนมาก ทำให้หลายองค์กรมีบุคลากรที่มีความสามารถสูง สร้างสรรค์ และแตกต่างกัน เมื่อบุคลากรเหล่านี้มาอยู่รวมกันจำเป็นที่จะต้องมีพื้นที่ให้พวกเขาได้แสดงความแตกต่างได้อย่างเต็มที่ การสร้างความเข้าใจกันและกันจาก Facilitator จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นในองค์กรที่มีบุคลากรที่มีความแตกต่างหลากหลายกันจำนวนมาก

ไม่ว่าผู้คนจะมาจากพื้นฐานที่แตกต่างหรือใกล้เคียงกันมากแค่ไหน การมีปัญหาระหว่างกันเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเสมอ การดูแลคุณภาพความสัมพันธ์ของบุคลากรจะช่วยทำให้การทำงานเป็นทีมเกิดขึ้น

3. การแข่งขันที่มีมากยิ่งขึ้น

สภาพแวดล้อมปัจจุบันทำให้ความสามารถในการแข่งขัน (competitive advantage) สูงขึ้น และยังคงมีแนมโน้มว่าจะสูงขึ้นเรื่อยๆ ในอนาคต

ในสภาพการแข่งขันที่สูงขึ้น การยังคงให้องค์กร หน่วยงาน บริษัทสามารถปรับตัวให้ทันมีแนวโน้มว่าจะยากยิ่งขึ้น สิ่งหนึ่งที่ช่วยได้มากคือการเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และนวตกรรมจากบุคลากรภายใน

เมื่อบุคลากรทำงานเป็นทีม พวกเขาจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่า เพราะคำตอบในการแก้ไขปัญหาต่างๆ อยู่ที่พวกเขาเอง ซึ่งสิ่งนี้พบได้มากในช่วงที่ทุกคนช่วยระดมความคิดกันแก้ไขปัญหา โดยมีบุคลากรจากหลากหลายฝ่ายที่มีความเชี่ยวชาญแตกต่างกันมาช่วยกันแก้ไขปัญหา ซึ่งจุดนี้เองเป็นสิ่งที่ทำให้ Facilitator ขาดไปไม่ได้

ในบริบทเหล่านี้เองที่ Facilitator มีความสำคัญและจะช่วยทำให้การคิดร่วมกันของบุคลากรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Related Topics

แหล่งอ้างอิงและข้อมูลเพิ่มเติม

Urbinner เป็นพื้นที่ให้ทุกคนได้เติบโตจากการเรียนรู้ในทุกช่วงเวลาของชีวิต โดยทีมนักจัดกระบวนการจะพาคุณไปเรียนรู้ทักษะที่นำไปสู่การเข้าใจตัวเอง สร้างความสัมพันธ์ที่ดี และการตระหนักรู้ร่วมกัน เพื่อให้ทุกคนสามารถทำในสิ่งที่มีคุณค่าและความหมายสำหรับตัวเอง องค์กร และชุมชนของเราได้

Urbinner